Anvisningar till producenter

Enligt lagen omfattas deponeringsskyldigheten av sceniska och dokumentära verk, audiovisuella konstverk samt program som bygger på ett litterärt verk, en komposition eller ett originalmanuskript. Skyldigheten av deponera rör radio- och tv-program av inhemska producenter. Deponeringen ska göras inom 90 dagar efter att programmet sänts första gången.

Program som omfattas av deponeringsskyldigheten:
• tv-filmer och tv-teaterprogram
• drama
• sketchprogram
• dokumentärer
• hörspel
• undervisningsprogram
• uruppföranden av musik- och dramaverk
• aktualitetsprogram med reportageinslag
• audiovisuella konstverk för radio och tv
• konsertupptagningar avsedda att sändas i radio och tv

Följande programtyper omfattas inte av deponeringsskyldigheten:
• nyheter
• sport
• frågesporter
• tävlingar
• utlottingar
• reklam
• programpresentationer
• formatprogram
• diskussionsprogram
• andakter
• gudstjänster
• statliga och andra ceremonier
• direkta radio- och tv-sändningar
• program baserade på fritt formade musik- eller dansframträdanden eller andra framträdanden

Oklara fall
I oklara fall kan man begära att KAVI gör en tolkning av om deponeringsskyldigheten gäller för något enskilt program eller en serie.

I de här fallen ska du kontakta: Arkivarie Tero Halvorsen, tero.halvorsen@kavi.fi, 02953 38103

Att göra en deponering

De program som föreskrivs i lagen ska levereras till arkivet som fysiska upptagningar eller filer av originalkvalitet, det vill säga masterkvalitet. Det viktigaste är att kvaliteten motsvarar den ursprungliga nivån, och är således den bästa möjliga.

Deponeringsformat
Om producenten har de ursprungliga programmen som masters på kassett, ska programmen levereras i motsvarande kassettformat (t.ex. Digital betacam, DVCAM). Om det finns originalfiler av programmen kan de levereras till KAVI i de här filformaten t.ex. på hårdskiva eller som FTP-överföring. Varje kassett ska märkas tydligt med programtitel och datum för första utsändning. Likaså ska filerna namnges så att man tydligt ser vilket program det är, och när det har sänts första gången.

Kontaktinformation för FTP-överföring: Arkivarie Tero Halvorsen, tero.halvorsen@kavi.fi, 02953 38103

Programinformation
Åtminstone följande grundläggande uppgifter ska bifogas till varje program som deponeras:
• programmets titel
• framställningsår
• kort beskrivning av programmet
• utsändningsdatum
• utsändningskanal
• längd
• redaktör
• producent
• regissör
• fotograf
• musikens upphovsman
• scenograf
• ljudtekniker
• klippare
• manuskriptförfattare
• framträdande

Uppgifterna kan levereras som pappersutskrifter i samband med deponeringen eller som textfiler per e-post på adress: teos@kavi.fi

Deponeringsavtal och nyttjanderätt till materialet
Ett deponeringsaval ingås mellan deponenten och arkivet. Med avtalet säkerställs att det inte senare uppstår oklarhet om vad avtalet omfattar och hur det deponerade materialet får användas. Om man inte kommit överens om annat får materialet användas i enlighet med syftet för lagen om deponering och förvar av kulturmaterial, på ett sätt som beaktar begränsningarna i upphovsrättslagen (404/1961). Deponeringen ändrar inte på materialets ägarförhållanden.

Utgifter för deponering
Deponeringen kostar inget för deponenten med undantag för eventuella utgifter av att skicka materialet till arkivet. Deponeringen ändrar inte på upphovsrätten eller ägarförhållandena till materialet. Deponenten behåller alltid äganderätten till materialet. KAVI förbinder sig att ansvara för det deponerade materialets hållbarhet.

Om deponenterna vill får de tillfälligt ta ut sitt material ur arkivet för eget bruk. Det här är avgiftsfritt då materialet avhämtas på arkivet. Om arkivet skickar materialet, betalas den här utgiften av deponenten.

Kontaktinformation i fråga om deponering av radio- och tv-program: Arkivarie Tero Halvorsen, tero.halvorsen@kavi.fi, 02953 38103

Frivilliga deponeringar

Utöver de deponeringar som lagen föreskriver tar KAVI efter eget övervägande emot frivilliga deponeringar av radio- och tv-program som sänts i andra än Yles kanaler före 2008. Den nuvarande samlingen omfattar bland annat MTV Oy:s gamla filmarkiv samt Moon TV:s och Radio Citys arkiv. De äldsta programmen är från 1962.

Radio- och tv-program som sänts före 2008 omfattas av förbud att förstöra, som betyder att programmens ägare inte får förstöra dem förrän de har erbjudits arkivet och arkivet skriftligt har tackat nej till dem. I många fall tar arkivet hand om de gamla materialen.

Leverans av programinformation

Insamlingen och katalogiseringen av programinformation är en väsentlig del av deponerings- och lagringsprocessen. Det går bättre att använda programmen när det också finns uppgifter på deras upphovsmän och sändningsdatum. För att det hämtade programflödet ska kunna användas i systemet måste det kopplas till programinformationen. Samma gäller deponeringar av masterkvalitet.

Enligt lagen (20 § Överlåtelse av information om material) ska programproducenterna överlåta befintlig innehålls-, referens- och sändningsinformation om radio- och tv-programmen till KAVI eller göra det möjligt för institutet att få tillträde till de datasystem som innehåller informationen.

Det här gäller såväl programflödet som ska deponeras som programmen som ska deponeras i originalkvalitet.

1. Leverans av programinformation
KAVI tar emot programinformation från och med början av 2008, helst i elektronisk form. Programinformation kan sändas per e-post (t.ex. doc, rtf) eller i e-postens meddelandefält på adressen: ohjelmatiedot@kavi.fi.
I rubrikfältet ska du ange kanalens namn och tidsintervallet för programinformationen.
Ex. 1: Kanal X, vecka 16
ex. 2: Kanal Y, programtablå 1.1.2011–31.5.2011

Programinformation som publiceras på webbplatser kan också samlas in automatiskt. Vid KAVI är det lättast att behandla data i XML-format, men data i HTML-format går också. Det är CSC–IT-centret för vetenskap som har det tekniska ansvaret för den automatiska insamlingen. Ändrade adresser på webbplatser och andra ändringar på sajterna för programinformation ska meddelas KAVI så att insamlingen av informationen kan fortsätta smidigt.

Om programtablån innehåller program som har karaktären av verk ska de också deponeras i originalkvalitet hos KAVI.

Se även:
Vilka program är av verkkaraktär?
Hur görs en deponering?

2. Information om radio- och tv-program
Om radio- och tv-program ska minst följande grundläggande uppgifter levereras:
1. namnen på programmen
2. sändningsdatum och -tider (för kvällens sista program anges också när det slutar, om programmet inte pågår tills morgonens första program börjar)
3. upphovsmannen/-männen, t.ex. redaktören/redaktörerna
Dessutom kan följande uppgifter levereras:
4. beskrivning av innehållet

3. Uppgifter om programtablåer
Om programtablån ska minst följande grundläggande uppgifter levereras:
1. namnen på programmen
2. sändningsdatum och -tider (för kvällens sista program anges också när det slutar, om programmet inte pågår tills morgonens första program börjar)
3. tidsperiod för när programtablån gäller
4. upphovsmannen/-männen, t.ex. redaktören/redaktörerna
Dessutom kan följande uppgifter levereras:
5. beskrivning av innehållet

Mera information:
Katalogiserare Reeta Niemi, reeta.niemi@kavi.fi, 02953 38136
Specialplanerare Juha Piukkula, juha.piukkula@kavi.fi, 02953 38102