KAVI vastaanottaa ohjelmatietoja vuodesta 2008 alkaen, mieluiten sähköisessä muodossa oheisella lomakkeella tai sähköpostitse osoitteeseen ohjelmatiedot(at)kavi.fi.
Verkkosivuilla julkaistavia ohjelmatietoja voidaan kerätä myös automaattisesti. XML-muotoisen datan käsittely on KAVIssa helpointa, mutta myös HTML-muotoista dataa voidaan kerätä. Automaattisen keräämisen tekniikasta vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus. Verkkosivujen osoitteenmuutoksista ja muista muutoksista ohjelmatietosivuilla on ilmoitettava KAVI:in, jotta tietojen kerääminen jatkuu sujuvasti.
Jos ohjelmisto sisältää teosluonteisia ohjelmia, ne tulee tallettaa KAVI:in myös alkuperäislaatuisina.
